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PROCEDIMIENTO |
| Liquidación de cesantías y pago de prestaciones sociales definitivas | |
| Versión 5 | |
| Código PSI-ATH-PR-004 |
| Proceso Administración del Talento Humano | Estado Vigente |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES |
| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| RETIRO DE CESANTÍAS PARCIALES | - |
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| Enviar solicitud de retiro de Cesantías Parciales a la Unidad de Gestión Humana | - Todos |
Oficio de Solicitud |
El funcionario debe enviar un oficio a la Unidad de Gestión Humana, solicitando la liquidación parcial de sus Cesantías y adjuntando los documentos necesarios según sea el caso (Adquisición o compra de vivienda, liberación de hipoteca, reparaciones y/o ampliaciones de vivienda o estudios) |
| Revisar los documentos adjuntados a la solicitud de retiro parcial de Cesantías | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
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El auxiliar administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe revisar la solicitud de retiro parcial de Cesantías y sus respectivos anexos, con el fin de garantizar que se cumplan los requisitos y especificaciones de cada caso. Si la solicitud no reúne los requisitos determinados en la Ley, se le deberá informar mediante correo electrónico al funcionario dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de dicha solicitud, especificando los documentos y/o requisitos pendientes |
| Elaborar la Resolución de reconocimiento de Cesantías Parciales, el oficio para autorizarlas ante un Fondo Privado o Fondo Nacional del Ahorro, según sea el caso | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales Oficio de autorización ante Fondo Privado o Fondo Nacional del Ahorro |
1. Funcionarios con Régimen de Retroactividad: El auxiliar administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales en un plazo no mayor a los 15 días hábiles después de presentada la solicitud, haciendo los descuentos de Ley. Estas Resoluciones deben estar firmadas por el Líder de la Unidad de Gestión Humana y el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos. 2. Funcionarios con Régimen de Ley 50: En este caso no se hace Resolución. En su lugar, se envía un oficio dirigido al Fondo Privado, firmado por el Líder de la Unidad de Gestión Humana, donde se autoriza el correspondiente desembolso de las Cesantías Parciales. 3. Funcionarios con Cesantías en el Fondo Nacional del Ahorro: Se envía un oficio dirigido al Fondo, firmado por el Líder de la Unidad de Gestión Humana, donde se autoriza el correspondiente desembolso de las Cesantías Parciales, para que el funcionario realice el respectivo tramite presencial o de manera virtual por la página del FNA. |
| Notificar al funcionario con Régimen de Retroactividad la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales |
El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe citar al funcionario interesado, con el fin de notificarle de la Resolución por la cual se le Reconocen sus Cesantías Parciales |
| Enviar copia de la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales a la Secretaría de Hacienda, al Revisor de Tesorería y al Auxiliar Administrativo de Hojas de vida | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Oficio de remisión |
Se debe enviar copia de esta Resolución a: * Secretaría de Hacienda - Presupuesto, con el fin de que se verifique si el valor total de las Cesantías Parciales, corresponde con los valores entregados en años anteriores. * Revisor de Tesorería para que autorice el pago y vele porque el pago de las cesantías quede grabado en la nómina del periodo correspondiente (El plazo de la Entidad a partir de la fecha en la cual queda en firme la Resolución por la cual se Reconocen las Cesantías Parciales, para realizar el pago de esta prestación social, es de 45 días hábiles) * Auxiliar Administrativo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, para que se haga la grabación correspondiente en el histórico del Sistema AS400. * Auxiliar Administrativo de Hojas Vida, con el fin de que se realice la inclusión de la Resolución en la Hoja de Vida del Funcionario |
| RETIRO DE CESANTÍAS DEFINITIVAS | - |
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| Enviar solicitud de retiro de Cesantías Definitivas a la Unidad de Gestión Humana | - Todos |
Oficio de Solicitud |
El funcionario debe enviar un oficio a la Unidad de Gestión Humana, solicitando la liquidación definitiva de sus Cesantías y anexando únicamente los Paz y Salvos |
| Revisar los documentos adjuntados a la solicitud de retiro de Cesantías Definitivas | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
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El auxiliar administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe revisar la solicitud de retiro definitivo de Cesantías y sus respectivos anexos, con el fin de garantizar que se cumplan los requisitos y especificaciones de cada caso. Si la solicitud no reúne los requisitos determinados en la Ley, se le deberá informar mediante correo electrónico al funcionario dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de dicha solicitud, especificando los documentos y/o requisitos pendientes |
| Elaborar la Resolución de reconocimiento de Cesantías Definitivas, el oficio para autorizarlas ante un Fondo Privado o Fondo Nacional del Ahorro, según sea el caso | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales Oficio de autorización ante Fondo Privado o Fondo Nacional del Ahorro |
1. Funcionarios con Régimen de Retroactividad: El auxiliar administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Definitivas en un plazo no mayor a los 15 días hábiles después de presentada la solicitud, haciendo los descuentos de Ley. Estas Resoluciones deben estar firmadas por el Líder de la Unidad de Gestión Humana y el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos. 2. Funcionarios con Régimen de Ley 50: En este caso no se hace Resolución. En su lugar, se envía un oficio dirigido al Fondo Privado, firmado por el Líder de la Unidad de Gestión Humana, donde se autoriza el correspondiente desembolso de las Cesantías Definitivas. 3. Funcionarios con Cesantías en el Fondo Nacional del Ahorro: Se envía un oficio dirigido al Fondo, firmado por el Líder de la Unidad de Gestión Humana, donde se autoriza el correspondiente desembolso de las Cesantías Parciales, para que el funcionario realice el respectivo tramite presencial o de manera virtual por la página del FNA. |
| Notificar al funcionario con Régimen de Retroactividad la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Definitivas | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de Reconocimiento de Cesantías Definitivas |
El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe citar al funcionario interesado, con el fin de notificarle de la Resolución por la cual se le Reconocen sus Cesantías Definitivas |
| Enviar copia de la Resolución de Reconocimiento de Cesantías Definitivas a la Secretaría de Hacienda, al Revisor de Tesorería y al Auxiliar Administrativo de Hojas de vida | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Oficio de remisión |
Se debe enviar copia de esta Resolución a: * Secretaría de Hacienda - Presupuesto, con el fin de que se verifique si el valor total de las Cesantías Definitivas, corresponde con los valores entregados en años anteriores. * Revisor de Tesorería para que autorice el pago y vele porque el pago de las cesantías quede grabado en la nómina del periodo correspondiente (El plazo de la Entidad a partir de la fecha en la cual queda en firme la Resolución por la cual se Reconocen las Cesantías Parciales, para realizar el pago de esta prestación social, es de 45 días hábiles) * Auxiliar Administrativo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, para que se haga la grabación correspondiente en el histórico del Sistema AS400. * Auxiliar Administrativo de Hojas Vida, con el fin de que se realice la inclusión de la Resolución en la Hoja de Vida del Funcionario |
| LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DEFINITIVAS | - |
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| Diligenciar el formulario correspondiente | - Todos |
- entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo |
El funcionario saliente debe diligenciar en su totalidad el formato entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo, y entregarlo al Auxiliar Administrativo de nomina quien verificará los soportes de este con sus correspondientes firmas. NOTA: En caso de que el formulario no se encuentre diligenciado en su totalidad no se procederá a la liquidación y pago de las prestaciones hasta tanto se cumpla con dicho requisito. |
| Liquidar prestaciones sociales definitivas | - Auxiliar Administrativo de Nómina |
Software de Nómina |
El Auxiliar Administrativo de Nomina procederá a grabar la respectiva liquidación para su correspondiente tramite de pago. |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | |||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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